نصائح مستقاة من أفضل الممارسات حول التعامل بفعالية مع طلبات الترجمة الكبيرة المطلوبة على وجه السرعة

قد يلزم في بعض الأحيان ترجمة عدد هائل من المستندات المكتوبة باللغات الأجنبية في سياق الإجراءات الدولية. وقد يكون من الصعب جدًا إدارة هذا الكم الضخم بحيث تضمن تقديم ترجمات كاملة ودقيقة في الوقت المحدد، كما قد يتطلب ذلك عددًا كبيرًا من الموارد على حساب الأعمال الملحة الأخرى. وفيما يلي خمس نصائح للتعامل مع طلبات الترجمة الضخمة والعاجلة بسلاسة وفعالية.

اختر مقدم خدمة الترجمة القانونية قبل الموعد النهائي بوقتٍ كافٍ 

إذا كان لديك قدر هائل من المستندات المطلوب ترجمتها، فلا شك أن الافتقار إلى مقدم خدمة ترجمة قانونية متخصص وموثوق هو العامل الأكبر في تحول طلبات الترجمة الكبيرة المطلوبة على وجه السرعة إلى كابوس، إذ لا يكون بوسع المحامين أن يأخذوا الوقت الكافي للبحث في مختلف خيارات الترجمة عندما تكون كل ثانية مهمة بالنسبة لهم. لذلك، من الأهمية بمكان أن تحصل على المساعدة في وقت مبكر من شركة معتمدة وموثوقة في مجال الترجمة القانونية تكون جاهزة للتعامل مع طلبات الترجمة العاجلة ذات الحجم الكبير. وإذا أردت الوضع الأمثل، فمن الًافضل أن يتوفر لديك مقدم خدمة ترجمة احتياطي.

حدد متطلبات الترجمة التي تريدها وأبلغ مقدم خدمة الترجمة بها

يصعب التعامل مع طلبات الترجمة الكبيرة والعاجلة في حالة عدم الإلمام بالمتطلبات على وجه الدقة أو توضيحها مسبقًا لمقدم خدمة الترجمة. لا غنى عن التواصل بين العميل ومقدم خدمة الترجمة إذا كان موضوع المستندات المطلوب ترجمتها متخصصًا، إذ بذلك يتسنى لمقدم خدمة الترجمة أن يضمن توافر الكفاءات التي تتمتع بالمهارات اللازمة لإنجاز المهمة المطلوبة بأعلى درجة من الاحترافية وبأقصى سرعة ممكنة، كما أن من بين الأمور الأخرى التي ينبغي مراعاتها قبل تسليم المستندات إلى العميل أسلوب صياغة الملائم لطبيعة النص، واستخدام المصطلحات المتخصصة، وتنسيق المستند بحيث يكون مطابقًا تمامًا لمستند اللغة المصدر.

صنِّف مستنداتك حسب درجة تعقيدها

حدد المستندات المعقدة من حيث الموضوع أو التنسيق مقابل “المستندات التي لا تتطلب عناءً”، فبذلك تضمن أن تسير الأمور بسلاسة. ورتب المستندات حسب الأولوية في التسليم.

كرِّس شخصين على الأقل للتعامل مع متطلبات الترجمة.

احرص على أن يتولى شخصان على الأقل إدارة مشروع الترجمة، فلو كان أحدهما غير متاح، يتولى الآخر المسؤولية، وبهذه الطريقة تتحكم بزمام الأمور.

احتفظ بسجل إلكتروني دقيق تتبع من خلاله التقدم المحرز في أعمال الترجمة

أنشئ سجلًا لطلبات الترجمة الجاري تنفيذها بحيث يتمكن كل من موظفيك ومقدم (مقدمي) خدمة الترجمة القانونية لديك من الاطلاع عليه أثناء عملهم وذلك تجنبًا للالتباس وازدواجية الجهود وسوء الفهم. ومن المحبذ أن يكون هذا السجل مستندًا واحدًا يُحتفظ به على أحد المنصات السحابية لمشاركة الملفات مثل dropbox أوbox.com، مما يتيح لموظفيك ومقدم خدمة الترجمة على حد سواء الاطلاع على أحدث إصدارات السجل وتحديثه وتبادل التعليقات والطلبات، وتتبع التقدم المحرز.