Optimieren von Zeit und Kosten von Übersetzungen

Die Übersetzungskosten für Anwaltskanzleien und ihre Mandanten setzen sich nicht nur aus dem von den meisten Übersetzungsagenturen berechneten Wortpreis zusammen, sondern auch aus der fakturierbaren Zeit, die von den juristischen Mitarbeitern für die Verwaltung und Überprüfung der Übersetzungen aufgewendet wird, einschließlich der fakturierbaren Zeit, die für andere, substanziellere juristische Arbeiten verloren geht. Juristische Übersetzungen sind eine teure Dienstleistung, doch die Gesamtkosten steigen noch weiter, wenn sie schlecht verwaltet werden. Im Folgenden findest du Tipps zur Optimierung dieser Kosten.

Wähle deinen Übersetzungsdienstleister rechtzeitig

Während einer bereits laufenden Frist nach einem juristischen Übersetzungsdienst zu suchen, kann die Übersetzungskosten hochtreiben:

• Der verantwortliche Mitarbeiter kann Stunden damit verbringen, einen juristischen Übersetzungsdienst auszuwählen und verschiedene Angebote zu vergleichen, anstatt sich um die eigentliche Arbeit für das Projekt zu kümmern; etwaige Einsparungen durch den Vergleich von Übersetzungsangeboten gehen durch die dafür aufgewendete Zeit wieder verloren;
• Viele Übersetzungsdienste sind nicht kurzfristig verfügbar und solche, die verfügbar sind, berechnen möglicherweise höhere „Eiltarife“;
• Qualität und Konsistenz in Eile angefertigter Übersetzungen können mangelhaft sein und weitere, knappe Zeit zur Korrektur und Harmonisierung für die beabsichtigte Verwendung erfordern.

Vorgehensweise:

Wähle einen oder mehrere Übersetzungsdienstleister aus, sobald der Übersetzungsbedarf bekannt wird, und vereinbare klare, transparente Preise. Gib dem Übersetzungsdienstleister so viel Zeit wie möglich, berücksichtige aber auch die Zeit, die für die Überprüfung der Übersetzung und die Behebung etwaiger Probleme benötigt wird.

Bestimme die Art der Übersetzung, die du benötigst

Gute juristische Übersetzungsdienstleister sind bestrebt, die bestmögliche Übersetzung zu liefern. Das bedeutet eine Übersetzung, die von mindestens zwei Personen Korrektur gelesen, redigiert und so formatiert wurde, dass sie dem Ausgangsdokument perfekt entspricht. Diese Dienstleistungen kosten Zeit und Geld. Sie sind jedoch nicht immer notwendig. 

Manche Übersetzungen können für rein interne Zwecke – etwa für Besprechungen mit Kollegen aus einem anderen Land – oder zur Mandanteninformation erforderlich sein. Andere Dokumente müssen möglicherweise im Rahmen rechtlicher und sachlicher Recherchen übersetzt werden, werden aber nicht unbedingt in offiziellen Verfahren verwendet. Bei diesen Übersetzungen können erhebliche Einsparungen erzielt werden, indem beispielsweise ein niedrigeres Serviceniveau vereinbart wird:

• Verzicht auf zusätzliches Korrekturlesen und Lektorat;
• Vereinfachte Formatierung;
• Weglassen von Übersetzungen irrelevanter Details wie Briefköpfe, Adressdaten, Webadressen und anderer nicht substanzieller Teile von Schriftstücken;
• Ermöglichen der Verwendung kurzer, definierter Begriffe zur Übersetzung langer und komplexer amtlicher Bezeichnungen, etwa Verwenden von „[EuGH]“ anstatt „Gerichtshof der Europäischen Union“.

Wenn die erforderlichen Leistungen für verschiedene Dokumentenarten im Voraus mit dem juristischen Übersetzungsdienst vereinbart werden, kann dies zu erheblichen Einsparungen führen. 

Vorgehensweise:
Vereinbare mit dem Übersetzungsdienstleister im Voraus mindestens zwei verschiedene Leistungsstufen und lass dir für die niedrigeren Leistungsstufen Rabatte geben. Gib für jedes zu übersetzende Quelldokument die gewünschte Leistungsstufe an.

Die Kommunikation ist entscheidend

An großen Übersetzungsprojekten sind oft verschiedene Linguisten beteiligt, die nicht immer die Möglichkeit haben, ihre Terminologie, ihren Stil und ihre Formatierung zu koordinieren. Für die Harmonisierung der Übersetzungen auf Seiten der Anwaltskanzlei kann daher fakturierbare Zeit erforderlich sein. 

Außerdem sind die Übersetzer möglicherweise nicht mit der Materie der Ausgangsdokumente vertraut und benötigen zusätzliche Zeit für die erforderlichen Recherchen, falls ihnen nicht vorab ein Glossar und klare Erläuterungen zur Verfügung gestellt wurden.

Wenn sowohl Genauigkeit als auch Konsistenz wichtig sind, die Zeit jedoch begrenzt ist, ist es entscheidend, dass:

• der juristische Übersetzungsdienst über ein Glossar mit einer Terminologie verfügt, die für das gesamte Projekt einheitlich sein muss; 
• alle sonstigen Anforderungen des Kunden – etwa an die Formatierung – dem Übersetzungsdienstleister klar mitgeteilt werden;
• der mit den Übersetzungen betraute Jurist bereit ist, Fragen der Übersetzer zur Bedeutung oder zum rechtlichen Sinn der Ausgangstexte zu beantworten.

Vorgehensweise:
Sorge für eine klare Kommunikation mit dem juristischen Übersetzungsdienst, erteile ihm klare Anweisungen, stelle Glossare zur Verfügung und habeein offenes Ohr für alle Fragen, die die Übersetzer stellen werden.