Conseils « meilleures pratiques » : traiter efficacement les demandes de traduction urgentes et volumineuses

Le volume de documents en langues étrangères à traduire au cours d’une procédure internationale peut parfois être colossal. Gérer de tels volumes en s’assurant que les traductions sont prêtes à être livrées dans les temps et en totalité peut représenter un défi majeur et nécessiter beaucoup de ressources alors tenues de différer d’autres tâches importantes. Vous trouverez ci-dessous cinq conseils expliquant comment gérer les projets de traduction les plus volumineux de façon fluide et efficace.

1. Choisissez votre prestataire de traduction à l’avance

Le principal élément qui transforme les projets de traduction urgents et volumineux en véritables cauchemars est le fait de ne pas disposer d’un service de traduction juridique dédié au moment où les gros volumes arrivent. Quand chaque minute compte, les avocats ne peuvent pas se permettre de perdre du temps à rechercher des prestataires de traduction. Il est donc crucial qu’un service de traduction juridique soit capable de prendre en charge vos demandes volumineuses urgentes et de vous assister dès le départ. L’idéal est de prévoir également un prestataire de secours.

1. Identifiez vos besoins et informez-en votre prestataire

Les demandes de traduction importantes et urgentes sont plus difficiles à traiter en l’absence de consignes précises communiquées à l’avance. L’information la plus importante à fournir est l’objet du document source, afin de permettre au prestataire de sélectionner les professionnels qui seront les plus à même de répondre aux attentes, en termes de disponibilité également. Les autres aspects à prendre en considération sont les exigences stylistiques, terminologiques et de mise en page spéciales à respecter.

1. Triez vos documents en fonction de leur complexité

Afin que tout se déroule sans accroc, distinguez les documents complexes en termes de contenu ou de formatage des plus simples. Établissez des priorités.

1. Affectez au moins deux membres de votre personnel à la gestion du projet de traduction

Affectez au moins deux membres de l’équipe à la gestion du projet de traduction. Ainsi, il y aura toujours quelqu’un pour prendre les rênes si l’un de vos « responsables traduction » est indisponible.

1. Conservez un dossier dans le cloud de l’avancement du projet de traduction

Afin d’éviter les confusions, doublons et malentendus, créez un dossier des demandes de traduction en cours accessible à la fois par votre équipe et la ou les agences de traduction concernées. Privilégiez un document unique dans le cloud sauvegardé sur une plateforme de partage de fichiers en ligne comme Dropbox ou box.com, et ce, afin de permettre aux deux parties de consulter et d’actualiser les dernières versions du dossier, de faire part de leurs commentaires ou questions et de suivre l’avancement du projet.